DỊCH VỤ CHUYỂN ĐỔI SỐ

 

 

Trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, sự phát triển vũ bão của khoa học công nghệ và bùng nổ thông tin đã kéo theo nhiều thay đổi sâu rộng. Tại các cơ quan, tổ chức hiện nay, khối lượng văn bản, tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan, tài liệu lưu trữ điện tử, hay tài liệu tồn đọng tại các đơn vị, cá nhân là vấn đề cần được quan tâm và giải quyết kịp thời, nhằm bảo quản an toàn kho tàng thông tin quá khứ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu, phục vụ giải quyết các nhiệm vụ hiện hành và nghiên cứu khoa học.

Dù giá trị của tài liệu lưu trữ đã được minh chứng qua việc hỗ trợ phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,... song tại một số cơ quan, tổ chức, tình trạng tài liệu bó gói, chưa lập hồ sơ, lưu trữ phân tán vẫn còn tồn tại, gây ra mất mát, thất lạc tài liệu, làm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và công tác tra cứu.

Trước thực trạng đó, MediaWorld đã nghiên cứu và đưa ra giải pháp về chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ, dựa trên các quy định của cơ quan có thẩm quyền, nhằm hỗ trợ các cơ quan, tổ chức lưu trữ tập trung, sắp xếp khoa học và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

 

 

Vậy Số hóa là gì?

- Số hóa là quá trình chuyển đổi dữ liệu, tài liệu, quy trình hoặc hoạt động từ dạng vật lý, thủ công sang dạng kỹ thuật số. Ví dụ đơn giản như chuyển hồ sơ giấy sang file mềm, hay dùng phần mềm để quản lý công việc thay vì ghi chép tay.

- Số hóa giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả, dễ dàng lưu trữ, tra cứu và chia sẻ thông tin. Đây là bước nền tảng trong quá trình chuyển đổi số, góp phần hiện đại hóa cách vận hành của cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức.

 

 

Lợi ích cho Doanh nghiệp:

- Tiết kiệm thời gian & chi phí vận hành.

- Tăng độ chính xác, giảm sai sót.

- Dễ dàng tra cứu, chia sẻ và bảo mật thông tin.

- Tạo nền tảng để chuyển đổi số toàn diện, nâng cao năng lực cạnh tranh.

- Các tài liệu sau khi được số hóa luôn dễ dàng để chia sẻ hơn tài liệu thủ công. Bạn có thể gửi fax, chuyển mail mà không cần nhờ tới các đơn vị vận chuyển. Số hóa tài liệu giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc, nhiều người và nhiều phòng ban đều có thể truy cập đồng thời, từ đó cải thiện khả năng cộng tác khi làm việc

- Tài liệu được lưu trữ an toàn, dễ tìm kiếm: Các phương pháp kỹ thuật số luôn giúp tài liệu được bảo đảm an toàn hơn các phương pháp lưu trữ thông thường. Tài liệu số hóa được lưu trữ hoặc sao lưu trên các máy chủ từ xa có giao thức bảo mật cao. Ngoài ra, không giống như tài liệu giấy, số hóa tài liệu hầu như không có nguy cơ bị mất hoặc thất lạc. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ dựa theo cấu trúc nhất định để tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng hơn..

- Giảm thiểu được rất nhiều không gian lưu trữ: Một công ty có lượng tài liệu trung bình cũng có thể mất đến hàng chục, thậm chí hàng trăm m2 diện tích văn phòng/ kho để lưu trữ tài liệu, nhất là ở những doanh nghiệp mà mô hình kinh doanh đòi hỏi lưu trữ tài liệu lâu năm, như xây dựng. Đây là một sự lãng phí rất lớn nếu tính đến chi phí thuê văn phòng hàng chục $/1m2 diện tích văn phòng hàng tháng. Đây là một chi phí khổng lồ nếu xét đến thời gian lưu trữ. Ở một số công ty, diện tích này có thể lên đến hàng trăm m2, thì chi phí cho mặt bằng lưu trữ còn lớn hơn nhiều.

- Số hóa tài liệu góp phần giảm lượng giấy vào môi trường khi số hóa tài liệu, chất thải giấy được loại bỏ đáng kể. Hãy nhớ, tiết kiệm giấy là bảo vệ môi trường.

Số hóa không còn là xu hướng, mà là bước đi bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong thời đại số.

 

Vậy số hóa tài liệu sẽ làm thế nào?

Bước đầu tiên, việc số hóa là chỉnh lý tài liệu.

- Chỉnh lý tài liệu đề cập đến việc phân loại, đánh giá giá trị, sắp xếp, thống kê và tạo ra các công cụ tìm kiếm tài liệu, được thực hiện trong các hoạt động của một tổ chức, cơ quan hoặc cá nhân.

Tại sao cần chỉnh lý tài liệu lưu trữ?

- Tạo điều kiện tiếp cận và khai thác tài liệu: Chỉnh lý tài liệu là bước quan trọng trong công tác lưu trữ, giúp hệ thống hóa, sắp xếp, phân loại dữ liệu một cách khoa học. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin, phục vụ hoạt động quản lý và vận hành hiệu quả.

- Tối ưu hóa thành phần và không gian lưu trữ: Quá trình chỉnh lý giúp xác định những tài liệu hết thời hạn bảo quản, không còn giá trị lưu trữ, từ đó loại bỏ hợp lý, tối ưu không gian lưu trữ và giảm chi phí bảo quản.

- Tăng hiệu quả nghiên cứu và tra cứu: Tài liệu sau chỉnh lý cung cấp góc nhìn về quá trình hình thành, phát triển của tổ chức. Nhờ đó, việc nghiên cứu, phân tích, lập báo cáo hay xây dựng chiến lược sẽ dễ dàng và chính xác hơn. Quy định về chỉnh lý tài liệu được áp dụng theo căn cứ trong quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

- Chúng ta cùng tìm hiểu các bước chỉnh lý theo sơ đồ sau:

 

 

Bước thứ hai, sau bước chỉnh lý là thực hiện sử dụng các hệ thống công cụ như máy scan, máy tính,… Thực hiện chuyển đổi hồ sơ từ giấy sang điện tử và lưu trữ với các định dạng như: Word, PDF, hình ảnh, âm thanh… lại chúng theo một quy trình chuẩn:

 

 

Kết tinh giữa kinh nghiệm thực tiễn, tận tâm và chuyên nghiệp, Media World cung cấp giải pháp số hóa toàn diện, hiệu quả và tối ưu:   

- Công nghệ phần cứng:

+ Hệ thống máy scan tiên tiến, độ phân giải cao.

+ Máy tính cấu hình mạnh, xử lý dữ liệu nhanh chóng, hỗ trợ sao lưu tự động, đảm bảo an toàn và không thất thoát dữ liệu.

- Công nghệ phần mềm:

+ Phần mềm số hóa tài liệu hiện đại, đã được triển khai thực tế, chất lượng ổn định, có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của khách hàng và dự án.

+ Tự động tích hợp dữ liệu vào kho lưu trữ, hỗ trợ thống kê, phân tích và kết xuất vào hệ thống tìm kiếm toàn văn (search engine).

+ Tìm kiếm tài liệu (search engine), lập chỉ mục dữ liệu hỗ trợ tìm kiếm toàn văn tài liệu. Phương thức tìm kiếm như: tìm kiếm toàn văn theo từ khóa, theo ký tự đại diện, theo trường thông tin …

+ Hệ thống phần mềm có thể đọc và nhận dạng được nội dung từ các file hình ảnh như: JPEG, PCX, PNG, PDF, BMP, TIFF, qua đó có thể giúp người dùng tìm kiếm được nội dung toàn văn tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

+ Kết xuất ra PDF 2 lớp: Chuyển đổi từ file PDF hình ảnh sang file PDF 2 lớp, hỗ trợ người dùng có thể tìm kiếm toàn văn, copy và lấy được nội dung của văn bản gốc tài liệu.

 

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, văn bản, giấy tờ hình thành tại các cơ quan, tổ chức có những đặc điểm riêng, khi đó, yêu cầu cần có những giải pháp cụ thể hơn cho cơ quan, tổ chức. 

 

 

 

 

Mọi thông tin liên hệ xin gửi về:

Điện thoại: (028) 38 636333 - (028) 36 22 3333

Email: tuyendung@mediaworld.com.vn

Facebook: https://www.facebook.com/tuyendungmediaworld/

 

 

 

 

Tags: Thương mại điện tử Dịch vụ tiện ích tận nhà Dịch vụ thuê ngoài Quản lí